Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na kompleksową archiwizację dokumentów. Taka forma ich przechowywania jest zdecydowanie łatwiejsza, kosztuje mniej pieniędzy, wymaga również mniej pracy. Zaletą posiadania cyfrowego archiwum jest również to, że mamy bardzo łatwy dostęp do wszystkich informacji. Z drugiej strony powinniśmy się zająć przygotowaniem do profesjonalnego niszczenia dokumentów. Jest to niezwykle istotne oraz sprawi, że nie będziemy mieli żadnych problemów w przyszłości. Warto podjąć w tym zakresie współpracę z doświadczoną firmą.
Cyfrowe archiwum to zdecydowanie najlepsze oraz najbardziej praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu oszczędzamy czas, pieniądze, miejsce w biurze, nie musimy oddelegowywać pracowników do jego obsługi.
Do cyfryzacji archiwum warto się jednak odpowiednio przygotować. Wiele zależy oczywiście od tego, jaki profil działalności ma firma, jak duże jest archiwum, ile dokumentów trzeba zeskanować, umieścić na serwerze. Musi być również przygotowane odpowiednie katalogowanie. W kompleksowym niszczeniu dokumentów, pomoże nam firma https://medienpartner.pl/.
1. Umieszczenie dokumentów w specjalnych pojemnikach
Firma, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów, powinna nam dostarczyć specjalne pojemniki, do których będą wrzucane niepotrzebne dokumenty. Najlepiej, aby pojemniki były zapieczętowane, to uniemożliwi ich otworzenie, a tym samym kradzież danych czy wynoszenie ich poza firmę.
2. Transport do miejsca utylizacji
Kolejnym etapem jest oczywiście skuteczny transport pojemników z dokumentami do miejsca docelowego, czyli tam, gdzie będzie następować niszczenie dokumentów. Tu oczywiście również żaden pracownik firmy nie powinien otwierać pojemników, gdy nie ma takiej konieczności.
Zobacz także: https://www.dziennikarstwo.wroclaw.pl/co-mozna-robic-z-niepotrzebnymi-dokumentami-w-firmie/
3. Niszczenie dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów z oczywistych względów, powinno się odbywać z wykorzystaniem dedykowanej niszczarki. To właśnie ona sprawi, że wszystkie dokumenty będą niszczone w taki sposób, który całkowicie uniemożliwi ich odczytanie. To gwarancja bezpieczeństwa, o którą warto zadbać. Cały proces niszczenia dokumentów, powinien być oczywiście nagrany lub w inny sposób udokumentowany. Po wykonaniu pracy, firma dokonująca niszczenia dokumentów, powinna dostarczyć klientowi nagranie lub zdjęcia, a także certyfikat, który potwierdzi należyte wykonanie pracy.
Rzetelność firmy, która dokonuje niszczenia dokumentów jest więc bardzo duża.
Be First to Comment